แนะนำระบบบริหารคุณภาพ (Introduction to Quality Management System)

ระบบการจัดการคุณภาพที่มีประสิทธิผล (QMS) ตามมาตรฐาน ISO9001:2015 ช่วยให้ตอบสนองความคาดหวังของผู้บริโภคได้อย่างสม่ำเสมอและส่งมอบผลิตภัณฑ์และบริการด้วยของเสียที่น้อยที่สุด ในเศรษฐกิจโลกที่มีการแข่งขันสูงในปัจจุบัน การมี ระบบบริหารคุณภาพ (QMS) ถือเป็นข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับความสำเร็จที่ยั่งยืน

ระบบบริหารคุณภาพคืออะไร?

ระบบบริหารคุณภาพ (QMS) คือ ชุดของกระบวนการและความรับผิดชอบที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน ซึ่งจะทำให้ธุรกิจสามารถดำเนินไปได้ตามที่ควรจะเป็น องค์กรแต่ละแห่งจะปรับแต่งระบบบริหารคุณภาพของตนเอง ซึ่งประกอบด้วยชุดนโยบาย, กระบวนการ, และขั้นตอนที่เป็นทางการซึ่งจัดทำขึ้นเพื่อยกระดับความพึงพอใจของลูกค้า ระบบบริหารคุณภาพจะให้คำแนะนำแก่องค์กรต่างๆ ในการกำหนดมาตรฐานและปรับปรุงการควบคุมคุณภาพในกระบวนการผลิต, การให้บริการ และกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญอื่นๆ

ประโยชน์หลักของระบบบริหารคุณภาพ ได้แก่

• • เพิ่มความสม่ำเสมอและมาตรฐานของกระบวนการและผลลัพธ์ (ผลิตภัณฑ์และบริการ)

  • ลดข้อผิดพลาดและเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงาน

  • เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าผ่านการส่งมอบผลิตภัณฑ์และบริการที่มีคุณภาพ

  • ประเมินและปรับปรุงการดำเนินงานขององค์กรอย่างต่อเนื่อง

QMS ดิจิทัลคืออะไร?

ระบบบริหารคุณภาพ (QMS) สามารถส่งมอบในรูปแบบดิจิทัลได้แทนที่จะใช้รายการตรวจสอบและแบบฟอร์มกระดาษ ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาขององค์กร, ลดความเสี่ยง และลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดของมนุษย์ การนำระบบ QMS ดิจิทัลมาใช้ต้องมีการวางแผนและดำเนินการอย่างพิถีพิถัน และต้องได้รับการออกแบบให้สอดคล้องกับกฎระเบียบที่เกี่ยวข้องและมาตรฐานอุตสาหกรรม โดยผสานรวมมาตรการรักษาความปลอดภัยดิจิทัลที่แข็งแกร่งเพื่อปกป้องข้อมูล

ประเภทของระบบบริหารคุณภาพ

ระบบบริหารคุณภาพอาจใช้มาตรฐานในประเทศหรือระหว่างประเทศก็ได้ ระบบบริหารคุณภาพแต่ละระบบตอบสนองต่อความต้องการและสถานการณ์ที่แตกต่างกัน และองค์กรสามารถเลือกใช้ระบบเดียวหรือผสมผสานแนวทางต่างๆ เข้าด้วยกัน

ระบบที่ใช้กันทั่วไป ประกอบด้วย

• ระบบมาตรฐาน (Standardized system): ระบบเหล่านี้กำหนดมาตรฐาน ตามรูปแบบที่กำหนดไว้และรหัส รวมถึงแนวปฏิบัติที่ตกลงกันไว้ เช่น การรับรองตามมาตรฐาน ISO 9001 กำหนดข้อกำหนดสำหรับระบบบริหารคุณภาพที่ครอบคลุม และให้คำแนะนำแก่องค์กรที่ต้องการนำกลยุทธ์การบริหารคุณภาพไปปฏิบัติหรือปรับปรุง

• การจัดการคุณภาพโดยรวม (Total Quality Management, TQM): TQM เป็นปรัชญาการบริหารที่เน้นที่ความพึงพอใจของลูกค้าผ่านการมีส่วนร่วมของพนักงานทุกคน เป้าหมายคือเพื่อสนับสนุนการปรับปรุงคุณภาพอย่างต่อเนื่องในทุกระดับและทุกฟังก์ชันทางธุรกิจ

• การจัดการแบบลีน (Lean management): ความไม่มีประสิทธิภาพอาจส่งผลให้เกิดของเสียที่ไม่จำเป็น การจัดการแบบลีนมุ่งมั่นที่จะเพิ่มมูลค่าให้ลูกค้าสูงสุด ในขณะที่ลดของเสียให้เหลือน้อยที่สุด โดยใช้เครื่องมือ เช่น แผนผังลำดับคุณค่า (Value stream mapping, VSM) ซึ่งช่วยปรับแต่งกระบวนการขององค์กรให้มีประสิทธิภาพสูงสุด 

• Six Sigma: แม้ว่าความสมบูรณ์แบบจะเป็นไปไม่ได้เลย แต่การพยายามบรรลุถึงความสมบูรณ์แบบก็ยังคุ้มค่า Six Sigma ใช้เทคนิคที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเพื่อผลิตผลิตภัณฑ์และบริการที่เกือบสมบูรณ์แบบ โดยมีอัตราข้อบกพร่องอยู่ที่ 3.4 ต่อโอกาสหนึ่งล้านครั้ง (3.4 ppm) แม้ว่าจะยังไม่สมบูรณ์แบบ แต่ก็ใกล้เคียงมาก

ประโยชน์ของการใช้ระบบบริหารคุณภาพ

มีเหตุผลมากมายในการจัดตั้งระบบบริหารคุณภาพ กระบวนการมาตรฐานช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและเพิ่มผลผลิตผ่านการลดหรือขจัดความซ้ำซ้อนและของเสีย การป้องกันข้อบกพร่องช่วยลดต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการแก้ไขหรือการทำลาย

การตรวจประเมินระบบบริหารคุณภาพ ช่วยให้สามารถระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้ก่อนที่จะเกิดขึ้น จึงช่วยลดความเสี่ยงได้อย่างมาก นอกจากนี้ ระบบบริหารคุณภาพยังช่วยปรับกระบวนการบันทึกข้อมูลให้คล่องตัวขึ้น โดยมีเอกสารที่ได้รับการปรับปรุงซึ่งช่วยให้สามารถสอบกลับและรับผิดชอบได้ และช่วยในการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ระบบบริหารคุณภาพยังทำหน้าที่เป็นกระบวนการแก้ไขปัญหาโดยให้วัดประสิทธิภาพและการตรวจประเมินในตัว เพื่อค้นหาจุดอ่อน สร้างรากฐานที่มั่นคงสำหรับการปรับปรุง

คุณภาพที่สม่ำเสมอทำให้ลูกค้ามีความสุขและพึงพอใจ ซึ่งจะกลายเป็นตัวแทนแบรนด์อย่างไม่เป็นทางการภายในชุมชนของตน ดังนั้น จึงสร้างโอกาสทางธุรกิจเพิ่มเติมและศักยภาพในการเพิ่มส่วนแบ่งการตลาด ตัวอย่างระบบ QMS ในโลกแห่งความเป็นจริงจะแสดงให้เห็นสิ่งนี้ได้อย่างเหมาะสม บริษัทต่างๆ ที่ได้สร้างระบบคุณภาพที่ประสบความสำเร็จมีแนวโน้มที่จะบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจได้มากกว่า ขับเคลื่อนการเดินทางของลูกค้าที่ไร้ความยุ่งยากและมีความภักดีต่อผลิตภัณฑ์/บริการสูงขึ้น

ทำไมระบบบริหารคุณภาพจึงมีความสำคัญ

ทุกองค์กรต่างต้องการมุ่งมั่นสู่ความเป็นเลิศ เพราะในที่สุดแล้วคุณภาพของผลิตภัณฑ์หรือบริการ คือ สิ่งที่ลูกค้าได้รับและเต็มใจที่จะจ่าย การจัดการคุณภาพมีบทบาทสำคัญในการมอบประสบการณ์ที่เหนือกว่า ซึ่งส่งผลต่อการเติบโตและประสิทธิภาพการทำงานของบริษัท

6 เหตุผลหลักที่ควรพิจารณาลงทุนในระบบบริหารคุณภาพ

• ชื่อเสียงของแบรนด์: แน่นอนว่าสิ่งนี้มีค่าอย่างยิ่ง แบรนด์มีแนวโน้มที่จะได้รับการยอมรับในระดับนานาชาติมากขึ้นเมื่อองค์กรสามารถบรรลุมาตรฐานคุณภาพที่กำหนดไว้

• การรักษาลูกค้า: การตอบสนองหรือทำได้เกินความต้องการและความคาดหวังของลูกค้าอย่างสม่ำเสมอ จะส่งเสริมความภักดีต่อสินค้า/บริการ เมื่อบรรลุหรือเกินมาตรฐานที่สูงแล้ว ทำไมลูกค้าถึงต้องไปที่อื่น

• ความยั่งยืนของธุรกิจ: การส่งมอบความเป็นเลิศอย่างสม่ำเสมอช่วยให้มั่นใจและรักษาลูกค้าไว้ได้ การทำธุรกิจอย่างยั่งยืนและผลิตของเสียให้น้อยที่สุดเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการเติบโตและสร้างความพร้อมสำหรับอนาคตให้กับองค์กร

• ความสอดคล้อง: การปฏิบัติตามมาตรฐานด้านกฎระเบียบ, ความปลอดภัย และคุณภาพเป็นสิ่งจำเป็น และระบบบริหารคุณภาพจะช่วยอำนวยความสะดวกให้กับกระบวนการนี้ได้อย่างราบรื่น 

• มีข้อได้เปรียบในการแข่งขัน: ผลิตภัณฑ์และบริการที่มีคุณภาพสูงกว่าช่วยให้ธุรกิจมีความได้เปรียบในการแข่งขันในช่วงเวลาที่ซับซ้อน

• การมีส่วนร่วมของพนักงาน: พนักงานที่รู้สึกว่าตนมีส่วนร่วมในการปรับปรุงคุณภาพมักจะมีส่วนร่วมและมีประสิทธิผลการทำงานที่สูงขึ้น

การเดินทางสู่ความเป็นเลิศ

การพัฒนาระบบบริหารคุณภาพที่มีประสิทธิผลไม่ได้เกิดขึ้นในชั่วข้ามคืน แต่ต้องอาศัยการวางแผนและดำเนินการอย่างรอบคอบ แล้วขั้นตอนสำคัญเพื่อความสำเร็จขององค์กรที่เริ่มต้นการเดินทางสู่ระบบ QMS ประกอบด้วย

• สร้างความมุ่งมั่นในการเป็นผู้นำ: การสร้างระบบ QMS ต้องมีความสอดคล้องกันในระดับผู้บริหาร

• จัดทำเอกสารกระบวนการ: ระบุและจัดทำเอกสารขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับระบบบริหารคุณภาพที่มีอยู่ให้ครบถ้วน

• กำหนดตัวชี้วัด: ควรกำหนดตัวชี้วัดการติดตามประสิทธิภาพ/ประสิทธิผลเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามข้อกำหนดของระบบบริหารคุณภาพ (QMS)

• การฝึกอบรม: พนักงานทุกคนจะต้องได้รับการฝึกอบรมเบื้องต้นและต่อเนื่องเพื่อสร้างความเข้าใจและการมีส่วนร่วมกับระบบบริหารคุณภาพ (QMS)

• การตรวจประเมิน: การตรวจประเมินภายในเป็นประจำเกี่ยวกับกระบวนการและขั้นตอนต่างๆ จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าเป็นไปตามข้อกำหนดและนำไปปฏิบัติได้อย่างมีประสิทธิภาพ

• ทบทวนสมรรถนะของระบบ: ทบทวนและประเมินประสิทธิภาพของระบบเป็นประจำเพื่อปรับปรุงตามความจำเป็น

สิ่งสำคัญ คือ ต้องทราบว่าแม้ว่าขั้นตอนที่ระบุไว้ข้างต้นจะให้ภาพรวมในระดับสูง แต่การสร้างและรักษาระบบบริหารคุณภาพ (QMS) ที่มีประสิทธิภาพนั้นต้องใช้ความพยายามและความมุ่งมั่นอย่างมากในหลายพื้นที่ขององค์กร

ข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องกับระบบบริหารคุณภาพ

ISO 9001:2015 ข้อกำหนดระบบบริหารคุณภาพ

การนำระบบบริหารคุณภาพ (ISO9001:2015 Quality Management System) มาประยุกต์ใช้เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ช่วยให้องค์กร เสริมสร้างความมุ่งมั่น ก้าวสู่การเป็นองค์กรที่มีความก้าวหน้ายั่งยืน, สร้างความสม่ำเสมอด้านคุณภาพ, และเพิ่มสมรรถนะในการแข่งขันขององค์กร สร้างความเชื่อมั่นให้กับลูกค้า, ผู้บริหารและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่าง ๆ 

สนใจฝึกอบรมจัดทำระบบ ติดต่อเรา ยินดีให้คำปรึกษากับทุกองค์กร

ติดต่อที่ปรึกษาจัดทำระบบ ISO9001, ISO14001, ISCC หรืออื่น ๆ  โทร. 084-1147666 

#QMS, #Quality, #ISO9001, #ISO, #ISO90012015